DienstplanPersonalbedarf berechnen
Zeit, in der jemand da sein muss – inkl. Vor- und Nachbereitung.
Wie viele müssen in jeder Stunde mindestens da sein?
Urlaub, Krankheit, Fortbildung. 15 % ist ein üblicher Startwert.
Nur für den Beispiel-Mix unten.
- Besetzungsstunden pro Woche
- 120 Std.
- Personalstunden mit Ausfall
- 141,2 Std.
- Vollzeitstellen (FTE)
- 3,53
Zum Beispiel: 3 Vollzeit (40 Std.) + 1 Teilzeit à 21 Std. = 4 Personen.
So rechnest du den Personalbedarf
- Besetzungsstunden: Betriebsstunden pro Tag × Tage pro Woche × Mindestbesetzung. Das ist die Zeit, die jede Woche abgedeckt sein muss.
- Ausfall einrechnen: Besetzungsstunden ÷ (1 − Ausfallquote). Bei 15 % kommen nur 85 % der Vertragsstunden wirklich an – deshalb teilen, nicht nur 15 % aufschlagen.
- Vollzeitstellen: Personalstunden ÷ Wochenstunden einer Vollzeitkraft.
Beispiel: Café mit sechs Öffnungstagen
Das Café hat 10 Stunden am Tag geöffnet, an 6 Tagen. Es müssen immer 2 Personen da sein. Das sind 10 × 6 × 2 = 120 Besetzungsstunden pro Woche. Mit 15 % Ausfall: 120 ÷ 0,85 = 141,2 Personalstunden. Bei 40 Stunden Vollzeit sind das 141,2 ÷ 40 = 3,53 Vollzeitstellen – zum Beispiel 3 in Vollzeit und 1 Teilzeitkraft mit 21 Stunden.
Was der Rechner nicht weiß
- Stoßzeiten: Brauchst du mittags oder samstags mehr Leute, rechne diese Stunden einzeln dazu – etwa 3 Stunden × 1 Person × 6 Tage = 18 Stunden mehr.
- Übergaben: Überlappen sich Schichten, zählt die Überlappung doppelt.
- Pausen: Wer mehr als 6 Stunden arbeitet, braucht 30 Minuten Pause, ab 9 Stunden 45 Minuten. Springt dafür niemand ein, plane die Pausen zusätzlich.
- Wochenenden fair verteilen: Mit sehr wenigen Köpfen arbeiten immer dieselben am Samstag. Ein, zwei Teilzeitkräfte mehr entlasten das Team.
Vom Personalbedarf zum Dienstplan
Die Zahl allein besetzt noch keine Schicht. Im kostenlosen Dienstplan-Generator trägst du Team, Schichten und Wochenstunden ein. Er verteilt die Dienste und zeigt dir, wo Lücken bleiben – so siehst du schnell, ob dein Personalbedarf aufgeht. Passende Vorlagen gibt es für Gastronomie, Einzelhandel, Pflege und Kita.
Häufige Fragen
Wie berechne ich den Personalbedarf?
Multipliziere die Betriebsstunden pro Tag mit den Tagen pro Woche und der Zahl der Personen, die gleichzeitig da sein müssen. Das sind die Besetzungsstunden. Teile sie durch (1 − Ausfallquote), dann durch die Wochenstunden einer Vollzeitkraft. Das Ergebnis sind die Vollzeitstellen.
Was bedeutet Vollzeitstelle (FTE)?
FTE steht für „Full-Time Equivalent“, auf Deutsch Vollzeitäquivalent. 1,0 entspricht einer Person in Vollzeit. Zwei Teilzeitkräfte mit je 20 Stunden ergeben bei 40 Stunden Vollzeit zusammen 1,0 FTE.
Welche Ausfallquote ist realistisch?
Allein 30 Urlaubstage sind bei einer Fünf-Tage-Woche rund 12 % der Arbeitstage. Dazu kommen Krankheit und Fortbildung. 15 % ist deshalb ein üblicher Startwert. Nimm deine eigenen Zahlen aus dem letzten Jahr, wenn du sie hast.
Zählen Minijobber und Aushilfen mit?
Ja, mit ihren tatsächlichen Wochenstunden. Der Rechner zeigt Vollzeitstellen – wie du die auf Köpfe verteilst, entscheidest du. Viele kleine Verträge machen den Plan flexibler, aber auch aufwendiger.
Wie komme ich vom Personalbedarf zum Dienstplan?
Trag die Personenzahl in den kostenlosen Dienstplan-Generator ein. Er verteilt die Schichten auf dein Team, beachtet Wochenstunden und Ruhezeiten und zeigt dir, wo noch Lücken bleiben.
Dienstplan für 4 Personen erstellen
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