Dienstplan-Vorlage kostenlos herunterladen – Excel & PDF

Oben liegen vier fertige Dienstplan-Vorlagen: Monat und Woche, jeweils als Excel zum Weiterrechnen und als PDF zum Ausdrucken und Aushängen. Alle sind leer, unformatiert im besten Sinne und sofort benutzbar – egal ob du sie Dienstplan, Schichtplan oder Arbeitsplan nennst. Darunter steht, welche Vorlage wofür passt, wie du sie ausfüllst und ab wann sich das Ausfüllen von Hand nicht mehr lohnt.

Welche Vorlage passt zu dir?

Was in der Vorlage steckt

Alle vier Dateien sind gleich aufgebaut: eine Zeile pro Mitarbeiter, eine Spalte pro Tag, am Ende eine Spalte für die Stundensumme. Statt Uhrzeiten trägst du Kürzel ein – das hält den Plan lesbar, auch wenn 14 Zeilen gefüllt sind:

Die Kürzel sind ein Vorschlag, keine Vorschrift. Wenn bei euch „Z“ für den Zwischendienst steht oder die Gastronomie mit „M“ und „A“ für Mittag und Abend arbeitet, überschreib die Legende im Blatt „Anleitung“ einfach.

Dienstplan-Vorlage ausfüllen – in vier Schritten

1. Namen eintragen. Erste Spalte, eine Person pro Zeile. Die Beispielzeile „z. B. Anna Müller“ überschreibst du einfach.
2. Feste Abwesenheiten zuerst. Urlaub (U) und bekannte Termine kommen vor allem anderen in den Plan – sonst verteilst du Schichten auf Leute, die gar nicht da sind.
3. Schichten von der knappsten Stelle aus füllen. Fang mit den Diensten an, die nur wenige übernehmen können (Nacht, Wochenende, Qualifikationen). Die leicht zu besetzenden Tagdienste gehen danach fast von allein auf.
4. Stunden gegenrechnen. In der letzten Spalte summierst du die Stunden pro Person und vergleichst sie mit dem Vertrag. In den Excel-Dateien kannst du dafür eine Formel setzen, im PDF rechnest du von Hand.

Monatsplanung: Feiertage und Ruhezeiten nicht übersehen

Bei der Monatsplanung fallen zwei Dinge regelmäßig hinten runter. Erstens die Feiertage: Sie stehen in keiner leeren Vorlage, verschieben aber die Besetzung – und in jedem Bundesland liegen sie anders. Trag sie dir vor dem Verteilen in die Kopfzeile ein. Zweitens die Ruhezeit zwischen zwei Diensten: Ein Spätdienst gefolgt von einem Frühdienst am nächsten Morgen sieht im Raster völlig harmlos aus. Eine Excel-Datei warnt dich dabei nicht – du musst selbst hinschauen.

Dienstplan-Muster zum Ausdrucken

Beide PDF-Vorlagen sind für A4 quer gebaut und haben bewusst hohe Zeilen: Sie sollen sich mit einem Kugelschreiber ausfüllen lassen, nicht nur am Bildschirm gut aussehen. Der Monatsplan hat Felder für Monat, Jahr und Abteilung, damit ein ausgehängter Plan später noch zuzuordnen ist. Wenn du lieber am Rechner ausfüllst und danach druckst, nimm die Excel-Datei und drucke sie im Querformat auf eine Seite skaliert.

Vorlagen für Pflege, Gastronomie und Kita

Das Raster ist überall gleich, die Anforderungen sind es nicht. In der Pflege brauchst du eine durchgehende 24/7-Besetzung und ein Auge auf aufeinanderfolgenden Nachtdiensten – dort lohnt der Monatsplan, weil sich Nachtblöcke erst über mehrere Wochen fair verteilen lassen. In der Gastronomie entscheidet eher die Woche: Wochenenden, Aushilfen und geteilte Dienste ändern sich kurzfristig, der Wochenplan als Aushang passt besser. In der Kita dominieren Früh- und Spätdienste und viele Teilzeitmodelle – hier ist die Stundenspalte der wichtigste Teil der Vorlage.

Wo jede Excel-Vorlage an ihre Grenzen kommt

1. Die Vorlage plant nicht für dich. Wer arbeitet wann? Diese Entscheidung – die eigentliche Arbeit – bleibt komplett bei dir. Bei 10 Mitarbeitern und 3 Schichten sind das schnell mehrere hundert Einzelentscheidungen pro Monat.
2. Keine Regelprüfung. Ob zwischen Spätdienst und Frühdienst genug Ruhezeit liegt oder jemand die fünfte Nacht in Folge arbeitet, sieht Excel nicht. Fehler fallen erst auf, wenn sich jemand beschwert.
3. Änderungen kosten doppelt. Ein Krankheitsfall, und das Umschieben beginnt von vorn – inklusive erneutem Prüfen von Stunden und Ruhezeiten.

Vorlage oder Generator? Die Entscheidungshilfe

Häufige Fragen zur Dienstplan-Vorlage

Fazit

Für sehr kleine Teams mit festen Zeiten ist eine kostenlose Dienstplan-Vorlage die schnellste Lösung – lade sie oben herunter und leg los. Sobald Schichten rotieren, Regeln zu prüfen sind oder sich Pläne häufig ändern, füllt ein kostenloser Generator dieselbe Vorlage besser aus, als es von Hand je ginge – und liefert das Ergebnis trotzdem als Excel oder PDF.