Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Steffen Knödler
Rothschildallee 41
60389 Frankfurt am Main
Deutschland
E-Mail: kontakt@dienstplan-einfach.de

3. Hosting

Diese Website wird bei Google Firebase Hosting gehostet, einem Dienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet (siehe „Server-Log-Dateien"). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen und sicheren Bereitstellung der Website). Mit Google wurde ein Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen. Eine Übermittlung von Daten in die USA kann nicht ausgeschlossen werden; sie ist durch den EU-US Data Privacy Framework und/oder die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) abgesichert.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Beim Besuch dieser Website werden automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien gespeichert, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Geräts, Uhrzeit der Serveranfrage sowie die IP-Adresse. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Erfassung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zum Zweck der technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach 30 Tagen.

Cookies und lokale Speichertechnologien

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies sowie vergleichbare lokale Speichertechnologien (insbesondere localStorage und IndexedDB). Diese dienen der Authentifizierung angemeldeter Nutzer (Firebase Authentication) sowie dem zwischenzeitlichen Speichern Ihrer Eingaben während der Nutzung des Schichtplaners. Diese Speicherung ist für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich und daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei zulässig. Beim Laden der Seite legt das Firebase-SDK dafür zwei technische IndexedDB-Speicher an: einen für den Anmeldestatus (leer, solange Sie nicht angemeldet sind) und einen mit dem Datum der letzten Nutzung und der SDK-Version, der nur bei Anfragen an Firebase als technische Kennung mitgesendet wird. Es werden keine Cookies oder Technologien zu Analyse-, Tracking- oder Werbezwecken eingesetzt.

Lokale Kopie für angemeldete Nutzer: Damit „Heute“, „Pläne“ und „Team“ beim nächsten Öffnen sofort erscheinen, legt die App eine Kopie der Daten, die Sie in Ihrem Konto aufgerufen haben (Pläne, Dienste, Schichten, Team), in diesem Browser ab (IndexedDB) und gleicht sie beim Öffnen mit unserem Server ab. Die Kopie verlässt Ihr Gerät nicht. Beim Abmelden und beim Löschen des Kontos wird sie gelöscht; meldet sich in diesem Browser ein anderes Konto an, wird sie beim nächsten Start ebenfalls gelöscht. Sie können sie außerdem jederzeit über die Browser-Einstellungen („Websitedaten löschen“) entfernen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (für den von Ihnen genutzten Dienst erforderlich) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Registrierung und Anmeldung

Bei der Registrierung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse zur Verwaltung Ihres Nutzerkontos. Die Authentifizierung erfolgt über Firebase Authentication (Google Ireland Limited). Sie können sich wahlweise mit E-Mail-Adresse und Passwort, über einen Anmelde-Link, den wir Ihnen per E-Mail zusenden (Versand über Resend, Inc.), oder über Ihr Google-Konto (Google Sign-In) anmelden. Bei der Anmeldung über Google erhalten wir von Google Ihre E-Mail-Adresse sowie ggf. Ihren Namen und Ihr Profilbild; die Anmeldung selbst wird durch Google nach deren Datenschutzbestimmungen verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags). Die Daten werden gespeichert, solange Ihr Nutzerkonto besteht, und nach dessen Löschung entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Wenn Sie einen ohne Anmeldung erstellten Plan über „Plan sichern“ speichern, senden wir mit dem Anmelde-Link auch den Plan (Team, Schichten, Regeln und Einteilungen) an unseren Server. Dort liegt er vorläufig, damit er in Ihrem Konto landet – auch wenn Sie den Link auf einem anderen Gerät öffnen. Abrufen kann ihn nur, wer sich über den Link mit dieser E-Mail-Adresse anmeldet. Nach dem Speichern im Konto löschen wir die vorläufige Kopie sofort, ohne Anmeldung nach 48 Stunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung Ihrer Anfrage, ein Nutzerkonto anzulegen).

Schichtplan-Daten

Die von Ihnen eingegebenen Planungsdaten (z. B. Mitarbeiternamen, Schichten, Regeln und ggf. Kontaktdaten von Mitarbeitern) werden in Google Cloud Firestore gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Diese Daten werden ausschließlich zur Erbringung des Dienstes verwendet und nicht verkauft oder zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben. Sie können Ihre Pläne und die darin enthaltenen Daten jederzeit selbst löschen. Soweit Sie personenbezogene Daten Dritter (z. B. Ihrer Mitarbeiter) eingeben, sind Sie für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung verantwortlich und verpflichtet, die betroffenen Personen entsprechend zu informieren.

Team

Mit einem registrierten Konto können Sie Ihr Team unabhängig von einzelnen Plänen speichern: Namen, Rollen und Qualifikationen, Stunden, Verfügbarkeiten und Wünsche, optional eine E-Mail-Adresse für Verfügbarkeitsabfragen sowie Ihre Notizen. Beim ersten Öffnen legen wir das Team aus den Personen Ihrer gespeicherten Pläne an; neue Personen eines gespeicherten Plans kommen dazu (rückgängig machbar). Die Angaben liegen in Ihrem Konto (Google Cloud Firestore, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sind nur für Sie sichtbar und bleiben gespeichert, bis Sie die Person löschen oder Ihr Konto löschen – archivierte Personen bleiben ebenfalls bis dahin gespeichert. Für anonyme Konten („Ans Team senden“ ohne Registrierung) wird kein Team gespeichert.

Wünsche je Person: „Mit KI verstehen“ (freiwillig)

Wünsche je Person, die Sie als Text eingeben, liest zunächst ausschließlich ein Programm in Ihrem Browser. Nur wenn dabei etwas „nicht verstanden“ bleibt und Sie auf „Mit KI verstehen“ klicken, senden wir genau diese Zeilen an Google Cloud Vertex AI (Sprachmodell Gemini; Anbieter Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland, als Teil der Google-Dienste, die in unserem Auftrag verarbeiten, siehe Abschnitt 7), verarbeitet im Rechenzentrum Frankfurt am Main (europe-west3). Vorher werden die Angaben im Browser pseudonymisiert: Namen von Personen werden durch Kürzel ersetzt („P1“, „P2“ …; die Zuordnung verlässt Ihr Gerät nicht – auch bei Wünschen, die andere Personen betreffen, etwa „nie zusammen mit …“), Gesundheitsangaben (z. B. „krank“, „Arzt“, „schwanger“) werden durch „abwesend“ ersetzt, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Links entfernt; unsere Function wiederholt diese Bereinigung. Bitte geben Sie trotzdem keine Gesundheits- oder sonstigen besonderen Daten ein. Zurück kommen nur Vorschläge für Einstellungen (z. B. „max. 4 Tage/Woche“), die wir prüfen und die erst übernommen werden, wenn Sie sie im Dialog „Vorschläge übernehmen?“ bestätigen.

Wir speichern weder den an Google übermittelten Text noch die Antwort als Text. Um die Funktion zu verbessern, speichern wir je Anfrage nur anonyme Angaben: welche Arten von Einstellungen erkannt wurden (z. B. „Tage pro Woche“, ohne Werte und ohne Bezug zu Personen), die Anzahl der Zeilen und der nicht umsetzbaren Wünsche, eine grobe Antwortzeit und das verwendete Modell (Google Cloud Firestore, siehe Abschnitt 7; automatische Löschung nach 90 Tagen). Zur Begrenzung von Kosten und Missbrauch zählen wir Aufrufe je Tag und Monat, je Anschluss (als tagesbezogener Hashwert der IP-Adresse) und je Konto bzw. zufälliger Sitzungskennung; diese Zähler enthalten keinen Text und werden nach spätestens 40 Tagen gelöscht. Google verwendet die Eingaben nach den Google-Cloud-Bedingungen nicht zum Training seiner KI-Modelle; eine kurzzeitige Verarbeitung durch Google, etwa zur Missbrauchserkennung, richtet sich nach diesen Bedingungen. In der Nutzungsanalyse erfassen wir nur Anzahlen (z. B. erkannte Einstellungen, übernommene oder entfernte Vorschläge) und eine grobe Antwortzeit, niemals Text. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Ihre Eingaben zu verstehen und den Dienst zu verbessern) bzw. – soweit Sie Daten Ihrer Mitarbeitenden eingeben – die Verarbeitung in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO, siehe AVV). Sie können die Funktion jederzeit ungenutzt lassen; die Einstellungen lassen sich auch ohne KI eintragen.

Nutzungsanalyse (ohne Cookies, ohne Drittanbieter)

Um Bedienprobleme zu erkennen und den Dienst zu verbessern, erfassen wir anonyme Nutzungsereignisse – etwa welcher Schritt des Fragebogens aufgerufen wurde, wie lange er gedauert hat, welche Schaltfläche geklickt oder welches Exportformat gewählt wurde. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf unserer eigenen Infrastruktur (Google Cloud / Firebase; Speicherung in der Firestore-Datenbank in Frankfurt am Main, siehe Abschnitt 7); es sind keine Analysedienste Dritter eingebunden.

Dabei werden keine Cookies gesetzt und keine Daten auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen (kein Zugriff im Sinne des § 25 TDDDG): Die Sitzungskennung existiert nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite und verfällt beim Neuladen oder Schließen. Wir speichern keine IP-Adresse: Die Zugriffsprotokolle dieser Schnittstelle sind abgeschaltet, die IP-Adresse wird nur für die Dauer der Übertragung verarbeitet. Inhalte Ihrer Eingaben (z. B. Plan-, Mitarbeiter- oder Freitextangaben) werden nicht übertragen. In Seitenpfaden werden Plan-, Mitarbeiter-, Freigabe- und Einladungskennungen vor dem Senden und nochmals vor dem Speichern durch Platzhalter ersetzt (z. B. „/plan/:id“). Gespeichert werden neben dem Ereignisnamen nur technische Rahmendaten wie Seitenpfad, die Domain der verweisenden Seite (ohne Pfad), Browserkennung (User-Agent), Fenstergröße, ob Sie angemeldet sind, und Zeitstempel.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Fehlererkennung und der Verbesserung des Dienstes). Die Ereignisse werden automatisch nach 90 Tagen gelöscht. Sendet Ihr Browser ein „Do Not Track“-Signal oder Global Privacy Control (GPC), findet keine Erfassung statt.

Zugriff für Mitplaner:innen

Sie können einzelne Pläne für Kolleg:innen freigeben, damit diese sie bearbeiten können („zweiter Admin“). Dazu verarbeiten wir die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse, um eine Einladung zu versenden (Versand über unseren E-Mail-Dienstleister Resend, Inc., USA), und speichern nach Annahme die Kennung des eingeladenen Kontos am jeweiligen Plan. Die eingeladene Person erhält damit Zugriff auf die in diesem Plan gespeicherten Daten – auch auf die Namen und Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses); für die Weitergabe der Mitarbeiterdaten an die eingeladene Person sind Sie als Verantwortlicher zuständig. Sie können den Zugriff jederzeit im Plan unter „Zugriff“ wieder entziehen; Einladungslinks verfallen nach 14 Tagen.

Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Für die Zustellung Ihrer Nachricht an uns setzen wir unseren E-Mail-Dienstleister Resend, Inc. (USA) ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist. Die Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Freiwilliges Feedback zu Fragen

Über „Passt nicht?“ an einer Frage können Sie uns schreiben, was bei Ihnen anders ist. Gespeichert wird erst, wenn Sie auf „Senden“ tippen: Ihr Text, ein optional gewählter Grund, die Frage, die angezeigte Auswahl-Zusammenfassung, Branche, App-Version, eine zufällige Sitzungskennung und – wenn Sie angemeldet sind oder die App Sie anonym angemeldet hat – die Kennung dieses Kontos, damit mehrere Meldungen desselben Kontos zusammen ausgewertet werden. Haben Sie im Fragebogen freiwillig angegeben, was für ein Betrieb Sie sind, steht diese Angabe in der Meldung. Namen, Abwesenheiten und andere freie Texteingaben aus dem Fragebogen werden nicht automatisch angehängt. Eine Rückfrage-Adresse können Sie freiwillig ergänzen. Die Meldung wird uns per E-Mail zugestellt und als privater Feedback-Datensatz nach 90 Tagen zur automatischen Löschung vorgesehen; löschen Sie Ihr Konto vorher, entfernen wir die Kontokennung aus Ihren Meldungen. Nutzungsstatistiken enthalten nur die Frage-Kennung, einen angetippten Grund und den Übermittlungsstatus, keine Texte oder E-Mail-Adressen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verbesserung des Angebots und Bearbeitung Ihrer Rückmeldung).

Freiwilliges Export-Feedback

Wenn Sie einen exportierten Plan bewerten, speichern wir Ihre Bewertung, den gewählten Grund und ein optionales Beispiel als Feedback-Datensatz. Hinzu kommen zufällige Feedback- und Generierungskennungen, die App-Version, das Exportformat sowie Zeitraum, Mitarbeiteranzahl, Schichtzeiten, Besetzungsbedarf und zusammengefasste Stundenwerte. Mitarbeiternamen und Abwesenheiten werden nicht automatisch mitgesendet. Eine E-Mail-Adresse für Rückfragen ist freiwillig; bei angemeldeten Nutzern verwenden wir die Konto-Adresse. Der Feedback-Datensatz wird nach 90 Tagen zur automatischen Löschung vorgesehen. Zusätzlich erhalten wir eine E-Mail über Resend; hierfür gelten die Angaben zum Kontaktformular. In der Nutzungsanalyse werden nur Sichtbarkeit, Bewertung, vorgegebener Grund, Kennungen und Übermittlungsstatus erfasst, niemals Ihr Beispiel oder Ihre E-Mail-Adresse.

Freiwillig eingesandte eigene Dienstpläne

Nach einem Export laden wir Sie ein, uns Ihren bisherigen Dienstplan (z. B. Excel, PDF oder ein Foto) per E-Mail zu schicken oder in einem Feld zu beschreiben, was Ihr bisheriger Plan kann. Beides ist freiwillig. Wir bitten Sie ausdrücklich, Beschäftigtennamen vorher zu entfernen oder zu ersetzen („MA 1“); senden Sie uns bitte keine Gesundheits- oder sonstigen besonderen Daten. Wir verwenden die Angaben ausschließlich, um Vorlagen, Schichtmodelle und Exporte zu verbessern, geben sie nicht weiter und löschen eingesandte Dateien nach der Auswertung, spätestens nach 90 Tagen. Beim Textfeld übermitteln wir zusätzlich Branche, App-Version, eine zufällige Generierungs- und Sitzungskennung sowie eine von Ihnen freiwillig angegebene Rückfrage-Adresse; Plandaten und Mitarbeiternamen werden nicht automatisch mitgesendet. In der Nutzungsanalyse werden nur Sichtbarkeit, das Öffnen und der Übermittlungsstatus erfasst, niemals Ihr Text oder Ihre Datei. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verbesserung des Angebots); für den E-Mail-Weg gelten zusätzlich die folgenden Angaben.

E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns per E-Mail (z. B. an kontakt@dienstplan-einfach.de) kontaktieren, werden eingehende Nachrichten über unseren E-Mail-Dienstleister Resend, Inc. (USA) empfangen und an uns weitergeleitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage). Die Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Produkt- und Update-E-Mails

Wenn Sie bei der Registrierung eingewilligt haben, informieren wir Sie gelegentlich per E-Mail über neue Funktionen und Verbesserungen des Dienstes. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Daneben können wir Inhaber bestehender Nutzerkonten in Einzelfällen über wesentliche Änderungen des Dienstes informieren, die ihr Konto oder ihre gespeicherten Daten betreffen (z. B. behobene Fehler oder sicherheitsrelevante Hinweise); Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Versand erfolgt über unseren E-Mail-Dienstleister Resend, Inc. (USA).

Sie können solche E-Mails jederzeit abbestellen – per Antwort auf die jeweilige E-Mail oder über unser Abmeldeformular. Zur dauerhaften Umsetzung Ihrer Abmeldung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse in einer internen Sperrliste (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO – Nachweis- und Unterlassungspflichten).

Erinnerung an den nächsten Dienstplan

Nach einem Download können Sie sich einmalig per E-Mail erinnern lassen, bevor Ihr Plan ausläuft. Dafür verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, den Namen des Plans, sein Enddatum und das Erinnerungsdatum (eine Woche vor Planende, frühestens am folgenden Tag). Zweck ist allein diese eine, von Ihnen angeforderte Erinnerung; sie enthält keine Werbung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie im Double-Opt-in-Verfahren bestätigen: Die Erinnerung wird erst aktiv, wenn Sie den Link in unserer Bestätigungs-E-Mail öffnen und bestätigen. Zum Nachweis speichern wir den Zeitpunkt von Anfrage und Bestätigung. Fordern Sie die Erinnerung angemeldet für einen gespeicherten Plan an (oder beim Sichern eines Plans), entfällt die Bestätigungs-E-Mail, weil Ihre Adresse durch die Anmeldung bereits bestätigt ist; zusätzlich speichern wir dann die Kennung des Plans, damit die Erinnerung ihn direkt öffnet.

Die Angaben werden in Google Cloud Firestore gespeichert; den Versand übernimmt unser E-Mail-Dienstleister Resend, Inc. (USA, siehe Abschnitt 7). Unbestätigte Anfragen löschen wir nach 48 Stunden, bestätigte unmittelbar nach dem Versand der Erinnerung. Steht Ihre Adresse in unserer Abmeldeliste, senden wir nichts. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Anfragen je Internetanschluss; dafür speichern wir nur einen täglich wechselnden Hashwert der IP-Adresse für höchstens zwei Tage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). In der Nutzungsanalyse wird nur erfasst, dass eine Erinnerung angefordert, bestätigt oder genutzt wurde – nie Ihre Adresse oder der Planname.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen: über den Lösch-Link in der Bestätigungs-E-Mail, auf der Bestätigungsseite („Erinnerung löschen“) oder formlos über unser Kontaktformular bzw. an kontakt@dienstplan-einfach.de. Wir löschen die Erinnerung dann sofort.

Wochenüberblick per E-Mail

Mit einem Konto mit E-Mail-Adresse können Sie unter „Heute“ oder „Konto“ den Wochenüberblick einschalten. Wir schicken Ihnen dann montags eine E-Mail mit den offenen Plätzen der laufenden Woche in Ihren Plänen und dem Hinweis, wann der nächste Plan fällig ist – nur, wenn es dazu etwas gibt; sie enthält keine Werbung. Dafür verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und lesen zum Versandzeitpunkt Ihre gespeicherten Pläne (Planname, Zeitraum, Schichten und Einteilungen der Woche). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ist Ihre Adresse durch die Anmeldung (Google oder E-Mail-Link) bereits bestätigt, gilt das Einschalten als Einwilligung; sonst wird der Wochenüberblick erst aktiv, wenn Sie den Link in unserer Bestätigungs-E-Mail öffnen. Zum Nachweis speichern wir den Zeitpunkt der Einwilligung und den Wortlaut, außerdem die Kalenderwoche des letzten Versands. Die Angaben liegen in Google Cloud Firestore; den Versand übernimmt Resend, Inc. (USA, siehe Abschnitt 7).

Sie können den Wochenüberblick jederzeit beenden: mit dem Link „Wochenüberblick abbestellen“ in jeder E-Mail, unter „Konto“ (Schalter „Wochenüberblick per E-Mail“) oder formlos an kontakt@dienstplan-einfach.de. Wir löschen die Angaben dann sofort; mit Ihrem Konto werden sie ebenfalls gelöscht.

5. Öffentliche Freigabe-Links

Sie können einen Dienstplan über einen Freigabe-Link öffentlich zugänglich machen. Wichtig: Jede Person, die diesen Link kennt, kann den geteilten Plan ohne Anmeldung einsehen – je nach Einstellung einschließlich der Namen Ihrer Mitarbeiter. Geben Sie den Link daher nur an berechtigte Personen (Ihr Team) weiter. Sie sind als Ersteller des Plans für die Weitergabe und damit die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten verantwortlich.

Zum Schutz der Daten können Sie beim Erstellen eines Links die Mitarbeiternamen anonymisieren und eine Gültigkeitsdauer festlegen. Neue Links sind standardmäßig mit einem 4-stelligen Code geschützt, den wir zufällig erzeugen. Den Code speichern wir zum Link, damit Sie ihn später erneut einsehen können. Nach 5 falschen Eingaben ist der Link für 15 Minuten gesperrt, nach 30 falschen Eingaben an einem Tag bis zum nächsten Tag; dafür speichern wir zum Link die Zahl der Fehlversuche und deren Zeitpunkt. Zusätzlich zählen wir falsche Eingaben je Internetanschluss (höchstens 60 pro Tag über alle Links): Dafür speichern wir keine IP-Adresse, sondern nur einen täglich wechselnden Hashwert der IP-Adresse mit der Zahl der Fehlversuche; diese Angabe löschen wir nach 2 Tagen automatisch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz der geteilten Pläne vor dem Durchprobieren von Codes). Ältere Links können stattdessen mit einem Passwort geschützt sein (gespeichert nur als Hash; es gelten dieselben Grenzen). Sie können einen Link jederzeit deaktivieren oder durch einen neuen Link mit neuem Code ersetzen; danach ist der alte Link nicht mehr aufrufbar. Abwesenheitsgründe (z. B. Krankheit) werden in geteilten Plänen grundsätzlich nicht angezeigt.

Team-Link für Folgepläne: Wenn Sie einen Folgeplan erstellen und den bestehenden Link übernehmen, zeigt derselbe Link (mit demselben Code) künftig den neuen Plan; über den Link bleiben auch die früheren Pläne dieses Links abrufbar, solange sie nicht gelöscht sind. Wir speichern dafür zum Link, welche Pläne zu ihm gehören.

„Gesehen“ im Team-Link: Wer im Team-Link den eigenen Namen wählt, kann freiwillig mit „Gesehen“ bestätigen, die eigenen Dienste gesehen zu haben. Wir speichern dann zum Link, für welche Person (Kennung aus dem Plan) und welchen Plan, wann bestätigt wurde, sowie eine Prüfsumme ihrer Dienste zu diesem Zeitpunkt – daran erkennen wir, ob sich ihre Dienste seitdem geändert haben. Weitere Angaben über die Person oder ihr Gerät speichern wir dafür nicht. Die Planleitung sieht, wer bestätigt hat und wer (noch) nicht. Wir verarbeiten diese Angaben als Auftragsverarbeiter für die Planleitung (siehe AVV); sie werden mit dem Link gelöscht.

Speicherung auf dem Gerät der Betrachter

Damit Ihr Team den Plan nicht bei jedem Aufruf neu freischalten muss, speichert die Planansicht im Browser der betrachtenden Person (localStorage) je Link: eine Freischaltung, die wir nach der richtigen Code-Eingabe ausstellen (eine zufällig wirkende Prüfzeichenfolge, nicht der Code selbst), den dort gewählten eigenen Namen bzw. dessen Kennung und eine Liste der eigenen Schichten (Datum, Schichtname, Uhrzeit), um beim nächsten Aufruf auf Änderungen hinweisen zu können. Diese Angaben bleiben auf dem Gerät und werden nicht an uns übertragen – mit Ausnahme der Freischaltung, die der Browser beim Öffnen zur Prüfung an uns sendet. Wird der Link ersetzt oder der Code neu vergeben, verliert die Freischaltung ihre Gültigkeit. Die Speicherung ist für die von der Person gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Angaben lassen sich jederzeit durch Löschen der Websitedaten im Browser entfernen.

Kalender-Abo

Ist bei einem Freigabe-Link „Export erlauben“ eingeschaltet, können Betrachter die Schichten einer Person oder des ganzen Teams als Kalender abonnieren (z. B. in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook). Dafür erzeugen wir zu dem Freigabe-Link einen eigenen, zufälligen Kalender-Link. Der Kalender enthält für die vergangenen 30 Tage und die Zukunft je Dienst Datum, Uhrzeit, Schichtname, Planname und – im Team-Kalender – den Namen der eingeteilten Person (bzw. „Mitarbeiter 1, 2, …“, wenn die Namen anonymisiert sind). Der Kalender-Link funktioniert wie ein Schlüssel: Wer ihn kennt, kann diese Schichten ohne Passwort abrufen. Code bzw. Passwort des Freigabe-Links werden einmalig beim Erstellen des Kalender-Links geprüft, weil Kalender-Apps beides nicht senden können. Wurde der Freigabe-Link auf Folgepläne übernommen, enthält der Kalender die Dienste aus allen Plänen dieses Links. Die abonnierende Kalender-App bzw. deren Anbieter ruft den Kalender regelmäßig direkt bei uns ab; für die dortige Verarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich, den die Person selbst gewählt hat. Wir speichern zum Kalender-Link nur, zu welchem Freigabe-Link er gehört, wann er erstellt und wann er zuletzt abgerufen wurde, sowie die Zahl der Abrufe. Wird der Freigabe-Link deaktiviert, läuft er ab oder wird er gelöscht, liefert auch der Kalender-Link keine Daten mehr; bereits übertragene Termine bleiben bis zur Löschung des Abos in der Kalender-App der Person gespeichert. Mit dem Freigabe-Link (z. B. beim Löschen des Plans oder des Kontos) löschen wir auch die Angaben zum Kalender-Link.

6. Mitarbeiter-Links und Verfügbarkeitsabfragen

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigen kein Benutzerkonto. Für die Abfrage von Verfügbarkeiten oder das Stellen von Anfragen (z. B. Urlaub oder Schichttausch) erstellen Sie einen persönlichen Link mit einem geheimen Token. Dieser Link ist 30 Tage gültig und kann durch Erstellen eines neuen Links ersetzt werden. Über diesen Link übermittelte Angaben werden Ihrem Plan zugeordnet und in Google Cloud Firestore gespeichert.

Wenn Sie als angemeldeter Nutzer einen solchen Link per E-Mail direkt an Ihre Mitarbeiter versenden, übermitteln wir die hierfür erforderlichen Daten (Name und E-Mail-Adresse des Empfängers, den Namen und Zeitraum des betreffenden Plans sowie den Zugangslink) an unseren E-Mail-Dienstleister Resend (Resend, Inc., USA), der den Versand in unserem Auftrag durchführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Mit Resend wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen; die Übermittlung in die USA ist durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) abgesichert.

7. Empfänger und Drittlandübermittlung

Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO):

• Google Ireland Limited / Google LLC – Firebase Hosting, Authentication, Firestore und Functions (Firestore-Datenbank und Functions in Frankfurt am Main, europe-west3; Anmeldung über Firebase Authentication und Auslieferung der Website über Firebase Hosting betreibt Google nicht regional, u. a. in den USA); Google Cloud Vertex AI für „Mit KI verstehen“ (Verarbeitung in Frankfurt, nur pseudonymisierte Zeilen, siehe Abschnitt 4). Bis zum Abschluss des Datenbank-Umzugs nach Frankfurt (voraussichtlich Ende Oktober 2026) bestehen noch eine Kopie und eine Sicherung der Datenbank in den USA; beide werden danach gelöscht.
• Resend, Inc. – Versand und Empfang von E-Mails

Mit diesen Dienstleistern wurden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen. Soweit dabei Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (insbesondere die USA) übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und/oder der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

Wenn Sie den Dienst gewerblich nutzen und dabei personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter verarbeiten, sind Sie Verantwortlicher und wir Ihr Auftragsverarbeiter. Den entsprechenden Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO finden Sie unter Auftragsverarbeitung (AVV).

8. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://" in der Adresszeile Ihres Browsers.

9. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannte verantwortliche Stelle.

Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

10. Gastnutzung (ohne Registrierung)

Für die Wiederherstellung werden der aktuelle und der vorherige Gast-Arbeitsstand einschließlich manueller Einteilungen und fixierter Dienste bis zu 24 Stunden lokal im Browser gespeichert. Diese Sicherungen werden nicht auf unseren Server übertragen. Beim Zurücksetzen werden beide Arbeitsstände entfernt.

Solange Sie einen Plan ohne Registrierung nur erstellen, bearbeiten und – mit ausgeschaltetem „QR-Code zum Live-Plan“ – herunterladen, werden Ihre Planungsdaten ausschließlich lokal in Ihrem Browser (localStorage) gespeichert. Diese Daten verbleiben auf Ihrem Gerät und werden spätestens 24 Stunden nach Ihrer letzten Nutzung automatisch entfernt (beim nächsten Aufruf der Anwendung). Sie können sie zudem jederzeit selbst löschen, indem Sie die Websitedaten in Ihrem Browser leeren. Ausgenommen sind Angaben, die Sie ausdrücklich über Feedback- oder Kontaktformulare senden, sowie die folgenden Funktionen, die Sie selbst auslösen; hierfür gelten die oben und nachfolgend beschriebenen Verfahren.

„Für nächsten Monat merken“: Tippen Sie nach einem Download auf diese Schaltfläche, bleiben die Einstellungen des Plans (Team mit Namen und Angaben, Schichten, Regeln – dieselben Angaben, die auch in der heruntergeladenen PDF- bzw. Excel-Datei stecken) 45 Tage in Ihrem Browser (localStorage) gespeichert, damit Sie den Folgeplan auf diesem Gerät mit einem Tipp erstellen können. Diese Angaben werden nicht an uns übertragen. „Vergessen“ auf der Karte „Weiter mit …“ oder das Leeren der Websitedaten entfernt sie sofort, spätestens nach 45 Tagen werden sie beim nächsten Aufruf gelöscht.

„Ans Team senden“ und QR-Code zum Live-Plan ohne Registrierung

Wenn Sie als Gast „Ans Team senden“ (oder „Sichern“) antippen oder eine PDF- bzw. Excel-Datei herunterladen, während „QR-Code zum Live-Plan in PDF und Excel“ eingeschaltet ist (voreingestellt, direkt unter den Download-Knöpfen abschaltbar), legen wir bei Firebase Authentication ein anonymes Nutzerkonto an – ohne E-Mail-Adresse, nur mit einer zufälligen Kennung, die Ihr Browser speichert. Der Plan (Team mit Namen und Angaben, Schichten, Regeln und Einteilungen) wird dann wie bei registrierten Nutzern in unserer Datenbank gespeichert (Google Cloud Firestore; Datenbank und Functions in Frankfurt am Main, europe-west3, siehe Abschnitt 7), und wir erstellen den Freigabe-Link mit 4-stelligem Code; nutzt jemand aus dem Team das Kalender-Abo, auch den Kalender-Link (Abschnitt 5). Beim Download mit QR-Code enthält die Datei diesen Link und den Code. Ist der Schalter aus, bleibt es bei der rein lokalen Verarbeitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Funktion).

Der Plan bleibt gespeichert, bis Sie ihn löschen – spätestens löschen wir Pläne anonymer Konten 90 Tage nach dem Ende des Planzeitraums, zusammen mit Freigabe-Links, Kalender-Links und Bearbeitungslinks. Anonyme Konten ohne Plan löschen wir nach 7 Tagen. Ergänzen Sie das Konto später um E-Mail-Adresse und Passwort oder Ihr Google-Konto, bleiben die Daten unter derselben Kennung erhalten und es gelten die Regeln für registrierte Nutzer. Besteht für diese Anmeldung bereits ein Konto, übertragen wir die Pläne des anonymen Kontos (mit Freigabe-Links und Kalender-Abos) in dieses Konto und löschen das anonyme Konto.

Bearbeitungslink per E-Mail: Damit Sie den Plan auch auf einem anderen Gerät oder nach dem Leeren des Browsers wieder bearbeiten können, können Sie sich einen Bearbeitungslink schicken lassen. Wir speichern dazu Ihre E-Mail-Adresse (zusätzlich als Hash), die Kennung des anonymen Kontos und des Plans sowie den Zeitpunkt; der Versand erfolgt über Resend (Abschnitt 7). Der Link ist 30 Tage gültig, danach löschen wir diese Angaben automatisch. Wer den Link öffnet, kann den Plan bearbeiten – geben Sie ihn nicht weiter. Beim Öffnen wird die E-Mail-Adresse dem Konto zugeordnet bzw. – wenn es zu ihr schon ein Konto gibt – der Plan in dieses Konto übertragen. Liegen im Browser, in dem Sie den Link öffnen, Pläne eines anderen Gast-Kontos, fragen wir vorher, ob sie übernommen werden sollen, und zeigen dafür die Adresse gekürzt an (z. B. „s***@gmail.com“). Gehört die Adresse zu einem Konto, dessen E-Mail-Adresse noch nicht bestätigt war und das nur ein Passwort hat, gilt das Öffnen des Links als Bestätigung: Wir setzen ein neues Zufallspasswort, melden bestehende Sitzungen ab und entfernen dort eingetragene Mitbearbeiter und offene Einladungen.

Bearbeitungslink für registrierte Konten: Haben Sie ein Konto (E-Mail, Passwort oder Google), können Sie sich – auch über „Bearbeitungslink verloren?“ – einen Link schicken lassen, der Sie auf einem anderen Gerät anmeldet. Er geht nur an die Adresse des Kontos, gilt eine Stunde und nur einmal; wir speichern dazu dieselben Angaben wie oben und löschen sie nach Ablauf automatisch.

Schutz vor Missbrauch des Versands: Pro E-Mail-Postfach senden wir höchstens 5 solche Links pro Stunde; dafür speichern wir einen Hashwert der Adresse mit einem Zähler, den wir nach 2 Stunden löschen. Zusätzlich zählen wir je Internetanschluss (höchstens 20 Links pro Tag) – gespeichert wird nur ein täglich wechselnder Hashwert der IP-Adresse mit einem Zähler –, je anonymem Konto die Hashwerte von höchstens zwei Empfängeradressen pro Tag sowie die Gesamtzahl der Links pro Tag. Diese Zähler löschen wir nach 2 Tagen automatisch. An Adressen, die sich von unseren E-Mails abgemeldet haben, senden wir von einem anonymen Konto aus keine Bearbeitungslinks. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor unerwünschten E-Mails und Missbrauch). Wenn Sie dabei zusätzlich eine Erinnerung an den nächsten Plan wählen, gilt das oben beschriebene Double-Opt-in-Verfahren für Erinnerungen. Für den Versand der Links selbst ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Exportierte Team-PDFs und Excel-Dateien enthalten die Planungseinstellungen (Schichten, Regeln, Team mit Stundenvorgaben und künftigen Abwesenheiten – ohne E-Mail-Adressen, Notizen, Begründungen und Krankmeldungen), damit Sie den nächsten Plan durch erneutes Hochladen der Datei vorbereiten können. Das Einlesen geschieht ausschließlich in Ihrem Browser; die Datei wird nicht an uns übertragen. Wenn Sie eine solche Datei weitergeben, sind diese Einstellungen für die Empfänger lesbar.