Dienstplan-Software kostenlos: Welche Möglichkeiten gibt es wirklich?

Wer nach kostenloser Dienstplan-Software sucht, findet vor allem eines: kostenpflichtige Tools mit Gratis-Testphase. Wirklich dauerhaft kostenlose Lösungen sind selten. Dieser Überblick zeigt, welche Optionen es gibt, wo die Haken liegen und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Die drei Wege zum kostenlosen Dienstplan

1. Excel- und Word-Vorlagen

Der Klassiker: eine Dienstplan-Vorlage herunterladen und von Hand ausfüllen. Das kostet nichts, hat aber klare Nachteile – keine automatische Verteilung, keine Prüfung von Ruhezeiten oder Wochenstunden, und bei jeder Änderung beginnt das manuelle Umschieben von vorn. Für 3–4 Mitarbeiter mit festen Zeiten kann das reichen; ab dem ersten Schichtsystem wird es fehleranfällig.

2. Testphasen kommerzieller Software

Die meisten bekannten Dienstplan-Programme sind nach 14 bis 30 Tagen kostenpflichtig – üblich sind 3 bis 8 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Bei 20 Mitarbeitern kommen so schnell über 700 Euro im Jahr zusammen. Wer nur einen Plan pro Monat erstellt, bezahlt damit viel Infrastruktur, die er nicht nutzt.

3. Dauerhaft kostenlose Online-Generatoren

Die dritte Option: ein kostenloser Dienstplan-Generator im Browser, der Pläne automatisch erstellt und als PDF oder Excel exportiert. Hier bekommen Sie die wichtigste Funktion kommerzieller Software – die automatische, regelbasierte Schichtverteilung – ohne Abo. Verzichten müssen Sie meist auf Zusatzmodule wie Zeiterfassung oder Lohnabrechnung, die kleine Teams selten brauchen.

Vergleich: Vorlage, Abo-Software, kostenloser Generator

Worauf Sie bei kostenloser Dienstplan-Software achten sollten

• Echte Kostenfreiheit: Gibt es versteckte Limits (Mitarbeiterzahl, Exporte) oder endet die Nutzung nach einer Testphase?
• Datenschutz: Wo werden Daten verarbeitet? Ein Tool, das ohne Konto auskommt und Daten lokal im Browser hält, minimiert das Risiko. Für den Betrieb mit Konto sollte der Anbieter eine DSGVO-Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) anbieten und in der EU hosten.
• Arbeitszeitregeln: Werden Ruhezeiten, Wochenstunden und Nachtschicht-Grenzen bei der Planung berücksichtigt? (Die rechtliche Endkontrolle bleibt immer bei Ihnen.)
• Exportformate: PDF zum Aushängen, Excel für die Verwaltung, iCal für die Kalender Ihrer Mitarbeiter.

Fazit

Dauerhaft kostenlose Dienstplan-Software gibt es – sie konzentriert sich auf das Wesentliche: automatische Planerstellung, faire Verteilung und Export. Wer keine Zeiterfassung oder Lohnabrechnung im selben Tool braucht, spart mit einem kostenlosen Dienstplan-Generator mehrere hundert Euro im Jahr.

Lesetipps: Dienstplan automatisch erstellen · Schichtplaner kostenlos