Dienstplan-Software kostenlos: Welche Möglichkeiten gibt es wirklich?

Wer nach kostenloser Dienstplan-Software sucht, findet vor allem eines: kostenpflichtige Tools mit Gratis-Testphase. Wirklich dauerhaft kostenlose Lösungen sind selten. Dieser Überblick zeigt, welche Optionen es gibt, wo die Haken liegen und worauf du bei der Auswahl achten solltest.

Die vier Wege zum kostenlosen Dienstplan

1. Excel- und Word-Vorlagen

Der Klassiker: eine Dienstplan-Vorlage herunterladen und von Hand ausfüllen. Das kostet nichts, hat aber klare Nachteile – keine automatische Verteilung, keine Prüfung von Ruhezeiten oder Wochenstunden, und bei jeder Änderung beginnt das manuelle Umschieben von vorn. Für 3–4 Mitarbeiter mit festen Zeiten kann das reichen; ab dem ersten Schichtsystem wird es fehleranfällig.

2. Testphasen kommerzieller Software

Die meisten bekannten Dienstplan-Programme sind nach 14 bis 30 Tagen kostenpflichtig – üblich sind 3 bis 8 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Bei 20 Mitarbeitern kommen so schnell über 700 Euro im Jahr zusammen. Wer nur einen Plan pro Monat erstellt, bezahlt damit viel Infrastruktur, die er nicht nutzt.

3. Kostenlose Wochenplaner im Browser

Seit Kurzem bieten mehrere Software-Anbieter einen abgespeckten Planer ohne Anmeldung an: eine Wochentabelle im Browser, in die du Namen und Schichten per Klick oder Drag & Drop einträgst. Das ist bequemer als Excel und kostet nichts. Die Verteilung machst du aber weiterhin selbst, meist nur für eine Woche, und die Daten liegen nur in deinem Browser. Gedacht sind diese Planer als Einstieg in die kostenpflichtige Software des Anbieters.

4. Dauerhaft kostenlose Online-Generatoren

Die dritte Option: ein kostenloser Dienstplan-Generator im Browser, der Pläne automatisch erstellt und als PDF oder Excel exportiert. Hier bekommst du die wichtigste Funktion kommerzieller Software – die automatische, regelbasierte Schichtverteilung – ohne Abo. Verzichten musst du meist auf Zusatzmodule wie Zeiterfassung oder Lohnabrechnung, die kleine Teams selten brauchen.

Vergleich: Vorlage, Wochenplaner, Abo-Software, Generator

Kriterium	Excel-Vorlage	Wochenplaner im Browser	Abo-Software	Kostenloser Generator
Kosten	0 EUR	0 EUR	700+ EUR/Jahr (20 MA)	0 EUR
Registrierung nötig	Nein	Nein	Ja	Nein
Automatische Verteilung	Nein	Nein	Ja (oft nur im teuersten Tarif)	Ja
Regel- und Ruhezeitenprüfung	Manuell	Teilweise Hinweise	Ja	Ja
Planungszeitraum	Beliebig	Meist 1 Woche	Beliebig	Woche bis mehrere Monate
PDF zum Aushängen	Ja	Teilweise	Ja	Ja
Plan per Link teilen	Nein	Nein	Ja	Ja (mit kostenlosem Konto)
Zeiterfassung, Lohn & Co.	Nein	Nein	Ja	Nein (Fokus Planung)

Stand: Oktober 2026. Typische Eigenschaften der jeweiligen Gruppe – einzelne Angebote können abweichen.

Worauf du bei kostenloser Dienstplan-Software achten solltest

Echte Kostenfreiheit: Gibt es versteckte Limits (Mitarbeiterzahl, Exporte) oder endet die Nutzung nach einer Testphase?
Datenschutz: Wo werden Daten verarbeitet? Ein Tool, das ohne Konto auskommt und Daten lokal im Browser hält, minimiert das Risiko. Für den Betrieb mit Konto sollte der Anbieter eine DSGVO-Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) anbieten und in der EU hosten.
Arbeitszeitregeln: Werden Ruhezeiten, Wochenstunden und Nachtschicht-Grenzen bei der Planung berücksichtigt? (Die rechtliche Endkontrolle bleibt immer bei dir.)
Exportformate: PDF zum Aushängen, Excel für die Verwaltung, iCal für die Kalender deines Teams.

Fazit

Dauerhaft kostenlose Dienstplan-Software gibt es – sie konzentriert sich auf das Wesentliche: automatische Planerstellung, faire Verteilung und Export. Wer keine Zeiterfassung oder Lohnabrechnung im selben Tool braucht, spart mit einem kostenlosen Dienstplan-Generator mehrere hundert Euro im Jahr.

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